Cómo hacer una factura en Google Sheets (paso a paso)
Una factura en Google Sheets es una sola hoja con tus datos, los datos del cliente, una tabla de conceptos y unas pocas fórmulas para el subtotal, el impuesto y el total. Así se arma desde una hoja en blanco y se guarda como PDF para enviarla.
Google Sheets usa los nombres de funciones en inglés (SUM, IF, TODAY, ROUND) en todos los idiomas. Si tu configuración regional usa coma decimal, separa los argumentos con punto y coma: =IF(B14="";"";B14*C14).
1. Crea una hoja en blanco y prepara la página
- Entra a sheets.new (o Google Sheets → Hoja de cálculo en blanco) y ponle nombre al archivo, por ejemplo "Plantilla de factura".
- Cambia el nombre de la pestaña (doble clic en "Hoja 1") a Factura.
- Ensancha la columna A para las descripciones: clic derecho en el encabezado → Cambiar tamaño de columna → unos 300 píxeles. Deja B–D en unos 100.
2. Agrega el encabezado: tus datos, los del cliente, número y fechas
- En A1 escribe FACTURA en grande y en negrita (tamaño 20).
- En A3:A6 escribe el nombre de tu negocio, dirección y correo (lo que quieres que vea el cliente).
- En C3 escribe "Factura n.º" y en D3 tu número, por ejemplo FAC-0001. Usa un número nuevo en cada factura.
- En C4 "Fecha" y en D4
=TODAY() (o escribe la fecha; TODAY() cambia cada día, así que reemplázala por una fecha fija antes de enviar). - En C5 "Vencimiento" y en D5:
=D4+30
para un plazo de 30 días. Da formato de fecha a D4:D5 (Formato → Número → Fecha).
- En A8 escribe "Facturar a" en negrita, y el nombre y la dirección del cliente en A9:A11.
3. Arma la tabla de conceptos
- En la fila 13 escribe los encabezados: A13 Descripción, B13 Cantidad, C13 Precio unitario, D13 Importe. Ponlos en negrita y con color de relleno.
- Reserva las filas 14–28 para los conceptos. En D14 escribe:
=IF(B14="","",B14*C14)
y arrastra el controlador de relleno hasta D28, para que cada fila multiplique cantidad por precio y quede en blanco si está vacía.
- Selecciona C14:D28 y elige Formato → Número → Moneda.
4. Subtotal, impuesto y total
Debajo de la tabla, pon las etiquetas en la columna C y las fórmulas en la D:
C30 Subtotal D30 =SUM(D14:D28)
C31 Tasa impuesto D31 8.25% (tu tasa, o 0%)
C32 Impuesto D32 =ROUND(D30*D31,2)
C33 Total a pagar D33 =D30+D32
Da formato de porcentaje a D31 y de moneda a D30, D32 y D33. Pon la fila del total en negrita. El 8.25% es solo un ejemplo: si debes cobrar impuesto sobre las ventas, y a qué tasa, depende de lo que vendes y dónde, así que revisa las reglas de tu estado.
5. Notas y condiciones de pago
En A35 agrega el título "Notas" y debajo tus condiciones, como "Pago dentro de 30 días" y cómo aceptas los pagos. Selecciona A36:D38 y usa Formato → Combinar celdas → Combinar todo, y luego Formato → Ajuste de texto → Ajustar, para que el texto largo quepa.
6. Descarga la factura en PDF
- Selecciona A1:D38.
- Archivo → Descargar → Documento PDF (.pdf).
- En el panel de exportación elige Celdas seleccionadas, orientación vertical y "Ajustar al ancho". Desmarca "Mostrar líneas de cuadrícula".
- Haz clic en Exportar y envía el PDF a tu cliente.
7. Reutilízala para la próxima factura
- Clic derecho en la pestaña Factura → Duplicar para cada factura nueva; cambia el nombre de la copia al número de factura y actualiza D3, las fechas, el cliente y los conceptos.
- O guarda una copia maestra (Archivo → Hacer una copia) y no la edites nunca directamente.
- Para saber quién ya pagó, agrega una pestaña Pagos con las columnas Factura n.º, Cliente, Fecha de envío, Vencimiento, Total, Fecha de pago y Estado. En la columna Estado:
=IF(F2<>"","Pagada",IF(D2
(suponiendo que D es el vencimiento y F la fecha de pago). Con Formato → Formato condicional puedes pintar de rojo las "Vencida".
No es asesoría fiscal ni legal. Lo que debe incluir una factura puede variar según el estado y el país; revisa las reglas que te aplican.
Preguntas frecuentes
¿Cómo calculo cada línea de la factura en Google Sheets?
Pon =IF(B14="","",B14*C14) en la columna Importe y arrástrala hacia abajo: cada fila multiplica cantidad por precio y queda en blanco si está vacía.
¿Cómo guardo la factura en PDF?
Selecciona el rango de la factura y ve a Archivo → Descargar → PDF; elige Celdas seleccionadas, vertical y Ajustar al ancho, desmarca la cuadrícula y haz clic en Exportar.
¿Las funciones van en español?
Google Sheets usa los nombres en inglés (SUM, IF, TODAY). Si tu configuración usa coma decimal, separa los argumentos con punto y coma.
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