Un presupuesto (o cotización) le dice al cliente cuánto costará un trabajo antes de empezar. Uno claro te ayuda a ganar más trabajos y evita discusiones después, porque ambas partes acuerdan por escrito qué está incluido. Esto es lo que debe llevar y cómo calcular los números.
Mucha gente usa las palabras como sinónimos. Normalmente un presupuesto estimado es tu mejor cálculo y puede cambiar si el trabajo resulta más grande, mientras que una cotización fija es un precio cerrado para un alcance definido. Envíes el que envíes, indícalo en el documento, por ejemplo "Este es un presupuesto estimado; el precio final puede cambiar si cambia el alcance" o "Cotización fija, válida por 30 días".
Pon cada parte del trabajo en su propia línea con cantidad y precio unitario: horas de mano de obra, materiales, alquiler de equipo, traslados, subcontratistas. Así el cliente ve a dónde va el dinero y es fácil quitar o agregar una parte.
Muestra un subtotal, cualquier descuento, el impuesto sobre las ventas si estás obligado a cobrarlo y el total. Las reglas del impuesto sobre las ventas dependen de lo que vendes y dónde, así que revisa las de tu estado en lugar de adivinar.
Envía el presupuesto en PDF con un número (PRES-0001, PRES-0002…) para poder referirte a él. Si no tienes respuesta en unos días, haz un solo seguimiento. Cuando el cliente acepte, factura con las mismas líneas para que los números coincidan y anota qué presupuesto se convirtió en qué factura.
No es asesoría legal ni fiscal. Algunos oficios y estados tienen reglas específicas para presupuestos y contratos por escrito; revisa lo que te aplica.
El presupuesto estimado es tu mejor cálculo y puede cambiar si el trabajo crece; la cotización fija es un precio cerrado para un alcance definido. Indica cuál es en el documento.
El alcance (y lo que no incluye), las líneas con cantidad y precio unitario, subtotal, descuento, impuesto si corresponde, total, fecha de validez, condiciones de pago, cómo se cobran los cambios y los plazos.
30 días es lo común; después de la fecha de validez el precio puede cambiar.
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